No dia a dia agitado de um condomínio em Balneário Camboriú, as linhas entre quem faz o quê podem parecer turvas. Quando chega um boleto errado, a culpa é da administradora ou da contabilidade? Se o porteiro entra de férias, quem calcula o pagamento? E se o imposto atrasar?

Entender a diferença entre administradora e contabilidade condominial não é apenas uma questão de semântica; é uma questão de segurança jurídica. Muitos síndicos, na tentativa de economizar, contratam apenas um serviço “quebra-galho” e acabam descobrindo, da pior forma (com multas da Receita Federal ou processos trabalhistas), que certas obrigações ficaram num limbo onde ninguém assumiu a responsabilidade.

Embora muitas empresas ofereçam os dois serviços (como a Amorim), é vital saber que são disciplinas distintas. Uma cuida da operação e do bem-estar; a outra cuida da legalidade e do fisco.

Neste artigo, vamos separar as funções para que você nunca mais tenha dúvidas e saiba exatamente o que cobrar de cada parceiro.

O que faz a administradora

A administradora é o “braço direito” operacional do síndico. Ela lida com a rotina, com as pessoas e com a execução das tarefas diárias. Pense nela como a gerência executiva do prédio.

O foco da gestão operacional do condomínio é garantir que tudo funcione. Suas principais atribuições incluem:

• Gestão Financeira (Contas a Pagar/Receber): Emitir os boletos da taxa condominial, cobrar inadimplentes (extrajudicialmente), pagar fornecedores de água, luz e manutenção.
• Atendimento ao Morador: Responder dúvidas, enviar circulares, gerenciar reservas do salão de festas e mediar conflitos iniciais.
• Recursos Humanos (Gestão): Controlar escalas de portaria, fiscalizar o uso de uniforme, advertir funcionários e organizar férias.
• Suporte em Assembleias: Organizar a convocação, preparar a pauta, conduzir a reunião e redigir a ata.
• Gestão de Manutenção: Cuidar do calendário de obrigações (elevadores, extintores, seguros) e realizar cotações de preços para obras.

A administradora é quem “põe a mão na massa” para que o síndico não precise ser um funcionário em tempo integral do prédio.

O que faz a contabilidade

A contabilidade é o “escudo” fiscal e legal do condomínio. Ela é uma ciência técnica, regulada pelo Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Enquanto a administradora paga a conta, a contabilidade classifica essa despesa e informa ao governo.

As obrigações fiscais e contábeis são complexas e, se feitas erradas, geram passivos ocultos. As funções exclusivas da contabilidade incluem:

• Escrituração Contábil: Registrar tecnicamente todas as entradas e saídas conforme as normas brasileiras de contabilidade, gerando o Balancete Mensal oficial.
• Departamento Pessoal (Folha de Pagamento): Calcular salários, horas extras, adicional noturno, 13º e, crucialmente, gerar as guias de impostos trabalhistas (INSS, FGTS).
• Obrigações Acessórias (Fisco): Enviar declarações obrigatórias à Receita Federal, como o eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb.
• Retenção de Impostos: Calcular e emitir as guias de impostos retidos sobre notas fiscais de prestadores de serviço (PIS/COFINS/CSLL/ISS).

A contabilidade garante que o CNPJ do condomínio esteja “limpo” e regular.

O que nenhuma delas faz

É importante alinhar expectativas. Nem a melhor administradora, nem o melhor contador, podem substituir o papel do Síndico.

Nenhuma das duas empresas:

• Toma decisões de gasto: Quem decide onde gastar o dinheiro é o síndico (com aval da assembleia). As empresas apenas executam ou aconselham.
• Assina pelo condomínio: A responsabilidade civil e criminal final é sempre do síndico eleito.
• Faz manutenção física: A administradora gere o contrato do elevador, mas quem conserta o elevador é a empresa técnica de manutenção.

Uma administração condominial completa oferece suporte para que o síndico tome as decisões, mas não usurpa o poder de decisão dele.

Quando contratar as duas

A resposta curta é: Sempre.

Todo condomínio com CNPJ é obrigado a ter contabilidade (para cumprir exigências fiscais) e precisa de administração (para sobreviver operacionalmente).

• Cenário de Risco: Contratar apenas um contador “baratinho” que só faz a folha de pagamento e deixar a gestão financeira na mão do síndico (planilha de Excel). Isso gera descontrole, esquecimento de pagamentos e falta de transparência.
• Cenário de Caos: Contratar uma administradora que não tem contador responsável. Isso pode levar a erros no recolhimento de impostos que só aparecerão anos depois, em forma de multas impagáveis.

Em condomínios muito pequenos (até 6 ou 8 unidades), às vezes o síndico faz a administração (“autigestão”) e contrata apenas o contador. Mas em empreendimentos de porte médio ou grande em Balneário Camboriú, tentar operar sem as duas frentes profissionais é inviável.

O modelo integrado da Amorim

A grande dor de cabeça dos síndicos ocorre quando a administradora é uma empresa e a contabilidade é outra. Ocorre o famoso “jogo de empurra”: a administradora diz que mandou o documento, a contabilidade diz que não recebeu, e o condomínio paga a multa.

A Amorim resolveu isso criando um modelo integrado. Somos, ao mesmo tempo, uma parceira única e integrada.

• Vantagem 1: Agilidade. A informação financeira (contas pagas) vira informação contábil (impostos) no mesmo sistema, sem delay.
• Vantagem 2: Responsabilidade Única. Se houver um erro, a responsabilidade é nossa. Você não precisa arbitrar brigas entre fornecedores.
• Vantagem 3: Custo-Benefício. Contratar o pacote completo geralmente sai mais barato do que contratar duas empresas separadas.

Na Amorim, seu condomínio tem a eficiência da administração e a segurança da contabilidade, tudo sob o mesmo teto.

Quer simplificar sua gestão e eliminar riscos? Traga seu condomínio para a Amorim.

FAQ: Perguntas Frequentes

Administradora faz contabilidade?

Depende. Se a administradora tiver um setor contábil interno com contador registrado no CRC (como a Amorim), sim. Se não, ela apenas faz a gestão financeira (“caixa”) e terceiriza a contabilidade ou pede para o síndico contratar um contador à parte. É crucial verificar isso no contrato.

Preciso das duas?

Sim. A administração cuida do dia a dia e a contabilidade cuida das obrigações legais. O Sebrae explica os papéis administrativos e contábeis em organizações, reforçando que, embora complementares, são funções técnicas distintas necessárias para a saúde do negócio (ou condomínio).

Quem cuida do financeiro?

Geralmente é uma função compartilhada. A administradora emite boletos e prepara os pagamentos no banco. O síndico autoriza os pagamentos. A contabilidade registra esses movimentos para prestar contas ao fisco.